La déclaration des salaires à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) est une démarche annuelle obligatoire pour les employeurs au Québec. Celle-ci consiste à fournir les informations relativement aux salaires versés aux employé·e·s de l’entreprise qui servira ensuite à la CNESST dans le calcul des cotisations à verser pour l’année.
Il est important de faire parvenir la déclaration des salaires 2024 à la CNESST avant le 15 mars 2025. En cas de cessation des activités de l’entreprise, la déclaration des salaires doit être transmise à la CNESST au plus tard le 45e jour suivant la date de départ de votre dernier employé ou de votre dernière employée. Une pénalité variant de 25 $ à 2 500 $ pourrait vous être imposée pour tout retard concernant la transmission de la déclaration des salaires. Une pénalité est également prévue par la CNESST si le total des versements périodiques est insuffisant par rapport aux versements attendus relativement aux salaires déclarés. Celle-ci sera de 15 % de cet écart et apparaîtra dans votre avis de cotisation.
La déclaration des salaires est composée de 8 lignes distinctives servant à calculer les montants qui doivent être déclarés à la CNESST. Portez une attention particulière à la ligne 5, car vous devez inscrire la rémunération qui a été versée aux personnes admissibles à la protection personnelle si vous avez inclus leur rémunération à la ligne 1 préalablement. De plus, n’oubliez pas d’inscrire le montant total des excédents à la ligne 7, c’est-à-dire le montant qui excède le maximum annuel assurable de chaque travailleur ou travailleuse. Le maximum annuel assurable de l’année 2024 est établi à 94 000 $ ou à 1 802,84 $ par semaine pour les employeurs ayant des activités économiques permettant l’utilisation du maximum hebdomadaire assurable. L’utilisation du calcul du maximum hebdomadaire assurable est permise si l’employeur verse au moins 40 % de ses salaires bruts dans une même unité de classification parmi celles du secteur de la construction.
Dans le cas où on vous aurait attribué plus d’une unité de classification à la CNESST, il faudra constituer un document présentant le calcul du salaire annuel assurable versé à tous vos employé·e·s. Il faudra également présenter dans ce document la répartition de ces salaires entre vos différentes unités de classification selon les activités exercées par chacun·e de vos employé·e·s. Il est aussi important de rappeler que les employeurs possédant au moins deux unités parmi les unités 69960 ou 80030 à 80250 doivent constituer un autre document sur les contrats relatifs aux travaux visés par ces unités. Ces documents doivent être constitués au plus tard le 14 mars 2025 et ne doivent pas être transmis avec la déclaration des salaires. Ces documents doivent être conservés pour une période de six ans au cas où la CNESST en ferait la demande.
À la suite de l’envoi de la déclaration des salaires, la CNESST procédera à l’évaluation de celle-ci et fournira aux employeurs un Avis de cotisation ajustant, à la hausse ou à la baisse, le montant total des cotisations à verser pour l’année visée. Vous pourriez donc avoir droit à un remboursement si vos versements périodiques ont été plus élevés que la cotisation finale calculée par la CNESST, ou à un montant supplémentaire à payer dans le cas contraire.
Pour tout savoir quant à la façon de procéder ou pour tout détail relativement à la déclaration des salaires annuels, n’hésitez pas à consulter le « Guide de la déclaration des salaires 2024 ».
La déclaration des salaires peut être transmise via les espaces sécurisés de la CNESST. Vous pouvez utiliser l’option « MonEspace CNESST » si vous y avez accès. Si vous avez reçu des codes d’accès par la poste, vous pouvez aussi les utiliser afin de soumettre votre déclaration des salaires en ligne ou les transmettre à la personne responsable de produire votre déclaration des salaires, le cas échéant. Si vous utilisez l’une de ces options afin de produire votre déclaration des salaires, il ne faut pas retourner de formulaires papier à la CNESST.
Si vous préférez utiliser le formulaire papier*, vous pouvez l’envoyer par la poste à l’adresse suivante : CNESST
Direction de la cotisation des employeurs
C.P. 2000, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 0H7
Pour plus d’informations, communiquez directement avec la CNESST, soit via le site Web, le cnesst.gouv.qc.ca, soit par téléphone, au 1 844 838-0808.
*À noter que pour obtenir un formulaire papier de la Déclaration des salaires, vous devrez communiquer avec la CNESST par téléphone.