La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après Loi 25) a pour objectif de moderniser le cadre législatif en lien avec la protection des renseignements personnels d’une personne physique. Cette Loi 25 prévoit des règles pour assurer une meilleure protection à l’égard des renseignements personnels, notamment lors de la collecte de ceux-ci.
En vertu de cette Loi 25, la collecte des renseignements personnels doit être encadrée. Un entrepreneur doit se demander quelle est la véritable utilité des renseignements qu’il recueille. Quels types de renseignements personnels a-t-il vraiment besoin d’obtenir? Sont-ils requis par l’application d’une loi particulière?
Dans le contexte de construction d’un immeuble résidentiel, un entrepreneur est familier avec le contrat préliminaire et le contrat d’entreprise. Pour un contrat préliminaire, un entrepreneur collecte les renseignements personnels tels que son prénom, son nom de famille, son adresse, son code postal et son numéro de téléphone afin d’identifier le promettant-acheteur. Pour le contrat d’entreprise, un entrepreneur collecte des renseignements personnels similaires pour identifier un client. Mais qu’en est-il de la date de naissance? Est-ce un renseignement requis dans ce contexte? À cet effet, la collecte de la date de naissance est nécessaire pour respecter les objectifs prévus par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Un entrepreneur doit s’assurer de l’identité du promettant-acheteur ou du client, et consigner à son dossier une copie d’une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement. Nous vous invitons à consulter les contrats modèles de l’APCHQ à ce sujet.
Un entrepreneur doit avoir à l’esprit qu’il doit en tout temps :
- Identifier d’avance les motifs de la collecte.
- Informer la personne concernée du but des renseignements personnels demandés.
- S’assurer que chacun des renseignements personnels recueillis est nécessaire.
Ces exigences doivent être suivies afin que le consentement d’une personne à communiquer ses renseignements personnels puisse satisfaire les conditions prévues par la Loi 25. Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé. Par ailleurs, le critère de nécessité ne serait pas respecté si la date de naissance du client était recueillie aux fins d’un contrat de rénovation d’une salle de bain. Encore moins, le numéro d’assurance sociale.
Avec l’application de la Loi 25, une saine collecte des renseignements personnels doit être priorisée au sein de toute entreprise. La détention de renseignements personnels inutiles ou superflus n’est pas permise. Une collecte de renseignements personnels conforme aux exigences de la loi atténue le risque de vol d’identité et de fraude financière. La prévention et la diligence s’imposent.
Si vous avez des questions concernant la protection des renseignements personnels, nous vous invitions à communiquer avec les Services juridiques de l’APCHQ aux numéros suivants : 438 315-6888 ou 1 800 468-8160.
Pour en connaître davantage au sujet de la protection des renseignements personnels, vous pouvez consulter les articles suivants :
La protection des renseignements personnels : êtes-vous prêt à faire face à vos obligations?
Quels sont les types de renseignements prévus par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels?
Serez-vous prêt à exercer la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels?
Quelles sont vos obligations lorsqu’un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux?
Registre des incidents de confidentialité : quels renseignements doit-il contenir?
Dois-je adopter des politiques et des pratiques en matière de protection des renseignements personnels?
Dois-je procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée?
Loi 25 : obligation d’information en matière de renseignements personnels
Loi 25 : consentement et exceptions
Quelles sont les conditions pour communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée dans le cadre d’un mandat ou contrat?
Loi 25 : la politique de confidentialité
