À partir du 22 septembre 2023, des obligations entreront en vigueur dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) en raison des effets de la Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L.Q., 2021, c. 25, appelée la Loi 25).
Lorsqu’une personne recueille des renseignements personnels auprès d’une personne concernée, elle a une obligation d’information[1]. Mais, quelle est la portée de cette obligation?
La personne qui recueille des renseignements personnels à l’égard d’une personne concernée doit, lors de la collecte et par la suite sur demande, l’informer :
- des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis (ex. : exécuter des travaux d’agrandissement au domicile du client);
- des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis(ex. : formulaire, soumission);
- des droits d’accès et de rectificationprévus par la loi;
- de son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Lorsque les circonstances s’y prêtent, la personne concernée doit être informée du nom du tiers pour qui la collecte est faite. Il faut aussi l’informer du nom des tiers ou des catégories de tiers (ex. : entrepreneur spécialisé, fournisseur de matériaux) à qui il est nécessaire de communiquer des renseignements personnels. Par exemple, l’entrepreneur général avise son client que des renseignements personnels (ex. : prénom, nom de famille, adresse civique, code postal, numéros de téléphone) seront communiqués à un entrepreneur spécialisé en plomberie afin qu’il puisse se présenter sur un chantier pour exécuter des travaux.
Par ailleurs, il existe l’obligation d’informer la personne concernée lorsqu’il est possible que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec.
Sur demande, la personne concernée est informée des renseignements personnels recueillis auprès d’elle, des catégories de personnes qui ont accès à ces renseignements au sein de l’entreprise, de la durée de conservation de ces renseignements, ainsi que des coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
Dans tous les cas, l’information doit être transmise à la personne concernée en termes simples et clairs, quel que soit le moyen utilisé pour recueillir les renseignements.
Il faut avoir à l’esprit que le respect de l’obligation relié à l’information favorise la validité du consentement obtenu de la personne concernée[2]. Celle-ci bénéficie de l’ensemble des informations qui sont nécessaires et qui lui permettront de donner son consentement en toute connaissance de cause.
Si vous avez des questions concernant la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec les Services juridiques de l’APCHQ aux numéros suivants : 438 315-6888 ou 1 800 468-8160.
Pour en connaître davantage au sujet de la protection des renseignements personnels, vous pouvez consulter les articles suivants :
Dois-je procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée?
La protection des renseignements personnels : êtes-vous prêt à faire face à vos obligations?
Quels sont les types de renseignements prévus par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels?
Serez-vous prêt à exercer la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels?
Quels sont les critères à respecter avant de collecter un renseignement personnel?
Quelles sont vos obligations lorsqu’un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux?
Registre des incidents de confidentialité : quels renseignements doit-il contenir?
Dois-je adopter des politiques et des pratiques en matière de protection des renseignements personnels?
Loi 25 : consentement et exceptions
Quelles sont les conditions pour communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée dans le cadre d’un mandat ou contrat?
Loi 25 : la politique de confidentialité
[1] Art. 8 de la Loi 25.
[2] Article 8.3 de la Loi 25.
